[濟南管理系統(tǒng)專題]電腦公司管理系統(tǒng)（五）OA辦公系統(tǒng)
OA辦公系統(tǒng)中OA是Office Automation的簡寫，就是辦公自動化系統(tǒng)。所謂OA辦公系統(tǒng)就是用網(wǎng)絡(luò)和OA系統(tǒng)構(gòu)建的一個公司內(nèi)部的辦公通信平臺，用于輔助辦公的管理系統(tǒng)。
對電腦公司而言，OA系統(tǒng)是
電腦公司管理系統(tǒng)中重要的專業(yè)化系統(tǒng)。它完成了公司內(nèi)部的郵件通信、信息發(fā)布、文檔管理、工作流程自動化等等工作。給電腦公司的管理與運行帶來極大的效率。
一、系統(tǒng)功能
1、內(nèi)部通訊平臺
電子郵件 ： 使用電子郵件可與組織內(nèi)部人員進行通信，可進行郵件的創(chuàng)建、發(fā)送、接收、閱讀、回復(fù)等。
在線短信 ：可以即時感知用戶是否在線，可使用在線短信功能進行實時交流和留言。
2、信息發(fā)布平臺
電子公告： 可發(fā)布各種公共信息如公告、通知或啟事等。每個部門也可以建立自己的公告系統(tǒng)。
電子論壇 ：為用戶提供一個信息交流、思想溝通和問題討論的空間，根據(jù)需要可以發(fā)起并創(chuàng)建某方面的議題，其他人可在此進行自由的談?wù)摵桶l(fā)言，包括進行咨詢、解答和收集意見等。
電子刊物 ：實現(xiàn)網(wǎng)上收集、編輯和發(fā)布單位內(nèi)部的刊物。刊物編輯將有關(guān)信息篩選、匯集成期刊，并在網(wǎng)上發(fā)布，所有用戶都可以參加投稿和閱覽已發(fā)布的各類刊物。
3、日常辦公
網(wǎng)上審批 ：網(wǎng)上辦理單位內(nèi)部的各項審批，如：工作請示、工作報告、工作交辦、部門間的工作聯(lián)絡(luò)、出差申請、采購申請、報銷、請假等日常工作流程都可以通過網(wǎng)上進行辦理和審批。
公文處理 ：實現(xiàn)收文處理和發(fā)文處理的電子化，提高公文處理的效率。收文處理可對來文的登記、擬辦、批辦、傳閱、承辦、轉(zhuǎn)辦等環(huán)節(jié)進行辦理。發(fā)文處理可對公文制發(fā)中的擬稿、核稿、會稿、簽發(fā)、編號、登記、打印等環(huán)節(jié)進行處理。
工作監(jiān)控 ：領(lǐng)導(dǎo)可對各項工作的進展情況進行實時監(jiān)控，了解每個人員每項工作的辦理情況，并可進行催辦。
4、文件管理
文件管理 ：文件是信息和知識的載體，文件管理的目的是對文件的存放、閱讀和查找進行有效的組織與控制；并提供快捷的檢索工具。
文件庫設(shè)置 ：可根據(jù)單位的實際業(yè)務(wù)需要設(shè)置文件庫的數(shù)目，在文件庫中文件夾的數(shù)量和級次也可按需設(shè)置，實現(xiàn)了文件的層次化管理。
訪問權(quán)限 ：提供針對文件庫、文件夾和文件的多重訪問權(quán)限控制，確保文件訪問與操作的安全。
5、會議管理
提供對會議的全過程進行管理，由會議計劃和會議紀要兩部分組成，會議計劃包括:計劃擬定、計劃審批、通知和會議安 排查詢。會議紀要包括：紀要擬稿、核稿、審批和紀要文件管理與查詢。
6、機構(gòu)管理
組織機構(gòu)：對組織機構(gòu)與人員進行設(shè)置，包括部門設(shè)置、崗位設(shè)置和人員設(shè)置，以及各部門、各崗位職能的描述等。
權(quán)限劃分：對所有人員根據(jù)部門職能、崗位職責和工作需要進行權(quán)限賦予，確定符合其職務(wù)要求的使用權(quán)限。
7、系統(tǒng)管理
對組織機構(gòu)、表單格式、工作流程、數(shù)據(jù)字典、打印格式、統(tǒng)計定義等功能與模塊進行管理與維護。
二、 系統(tǒng)管理
公司機構(gòu)、員工、崗位是辦公助手的基本信息組成部分，在各個機構(gòu)下設(shè)置相應(yīng)的崗位，每個崗位可以具有不同的操作權(quán)限，通過建立員工與相應(yīng)的對崗位應(yīng)關(guān)系，實現(xiàn)對員工操作權(quán)限的統(tǒng)一管理。
系統(tǒng)管理是為OA系統(tǒng)的正常運行提供管理功能。系統(tǒng)管理還包括審批流程設(shè)置，在日常辦公事務(wù)中員工要提出各種申請，經(jīng)過相關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)審批核準，之后要進行相關(guān)業(yè)務(wù)的登記處理，辦公助手充分利用計算機網(wǎng)絡(luò)的優(yōu)勢，用戶可自行預(yù)先設(shè)置各種申請業(yè)務(wù)的審批流程，對于員工的申請系統(tǒng)自動提示相應(yīng)的審批人員進行處理；同時提供相關(guān)業(yè)務(wù)的登記功能，從而大大提高了公司內(nèi)部的辦公效率。
1、機構(gòu)配置管理
可以通過機構(gòu)配置所提供的一系列功能結(jié)合公司的實際情況來完成如下設(shè)置：公司機構(gòu)體系、人事結(jié)構(gòu)的組成、崗位的建立、崗位的分配。整個機構(gòu)配置管理功能模塊的特點主要是引進了TreeView的概念，通過方便的樹型結(jié)構(gòu)導(dǎo)航圖，能更輕松、更直觀地來管理公司的部門體系、人事結(jié)構(gòu)以及崗位的建立和分配。
2、部門機構(gòu)設(shè)置
通過公司體系結(jié)構(gòu)設(shè)置可以設(shè)置公司的各級部門，從而形成公司的部門結(jié)構(gòu)體系； 上級部門：由系統(tǒng)自動帶出，如果你是在某一節(jié)點下新增部門的話，那么該域的內(nèi)容會自動顯示為該節(jié)點的名稱，只有在機構(gòu)節(jié)點或者部門節(jié)點上才可以新增部門；
部門名稱：由用戶自定義輸入，表示將要增加部門的顯示名稱，該項輸入是必須的； 部門主管：用戶點擊〔選擇〕按鈕，在人員選擇窗口中選擇系統(tǒng)中現(xiàn)有人員（在職人員）；如果選擇為空，則代表該部門暫時沒有設(shè)立主管，可以在修改部門信息的時候再設(shè)立或更改；
3、部門崗位設(shè)置
每個部門都應(yīng)該具有相應(yīng)的崗位。在這里的崗位主要是指，由用戶自己設(shè)定一崗位名稱，然后從系統(tǒng)所有的功能模塊中選擇一個或多個模塊賦予這個崗位。那么一旦擁有了這個崗位就可以對該崗位所包含的系統(tǒng)功能模塊進行使用。
此版塊的初始狀態(tài)顯示‘基本使用權(quán)限’和‘管理權(quán)限設(shè)置’，‘基本使用權(quán)限’包括每個員工都具有的操作權(quán)限，‘管理權(quán)限設(shè)置’是由管理人員針對具體崗位所擔任的相應(yīng)角色，對其進行相應(yīng)的權(quán)限設(shè)置。
4、審批流程設(shè)置
公司存在許多需要有關(guān)職能部門或領(lǐng)導(dǎo)審核、批準的事務(wù)。如員工的請假和加班，公司用章申請、會議室安排以及相關(guān)報告手續(xù)的辦理等等。這些事務(wù)通常需要事先提出申請，按照一定的審批流程，交由具有審批權(quán)限的部門和主管領(lǐng)導(dǎo)審批，才能最終落實。
5、視頻會議
視頻會議用于幫助公司達到遠程視頻會議、資料共享，協(xié)同工作和遠程培訓(xùn)的目的，提供實時可交互的視頻、語音、文字等，為公司提供一個異地實時互動的平臺，通過這個平臺，公司內(nèi)部員工之間或公司與客戶之間可進行實時的業(yè)務(wù)聯(lián)系和有效的信息溝通；同時，公司也可對自己的客戶進行遠程培訓(xùn)，從而降低公司的運營成本，提高網(wǎng)絡(luò)投資價值。
6、移動辦公
提供手持設(shè)備客戶端系統(tǒng)，和辦公OA系統(tǒng)結(jié)合。當辦公OA系統(tǒng)有相關(guān)信息需要人員查看時，系統(tǒng)會自動發(fā)送相應(yīng)的短信至人員的手機上面，人員在短信中可以獲取辦公的信息相關(guān)簡單信息，提醒用戶登錄辦公系統(tǒng)查看更加詳細的內(nèi)部信息，當內(nèi)部人員在外地而不能立刻打開電腦時，可以登錄手持設(shè)備客戶端系統(tǒng)進行相關(guān)的操作。實現(xiàn)隨時隨地移動辦公。
7、合同管理
將合同文檔進行統(tǒng)一管理，統(tǒng)一存儲合同的模板和制作規(guī)范，規(guī)范合同的制作過程，這有助于節(jié)約員工的工作時間和維護公司統(tǒng)一的公司形象；可以按事先約定的規(guī)則自動生成合同編號；可以作精確的查詢和生成統(tǒng)計報告；可以發(fā)起合同的串、并行審批流程；可以設(shè)定合同的付款提醒；可以作合同的執(zhí)行分析和付款分析；支持對合同的借閱情況進行管理；只有具備相應(yīng)權(quán)限的人才可以查看或修改合同文檔，在確保公司商務(wù)數(shù)據(jù)完整性的同時，也可以避免因個別員工的工作失誤或離職造成公司商業(yè)信息丟失或泄漏。
8、 公文流轉(zhuǎn)
公文流轉(zhuǎn)以用于處理日常工作中的公司內(nèi)外部的各種公文，利用計算機網(wǎng)絡(luò)的高速迅捷和計算機控制的嚴格準確性實現(xiàn)公文的處理。公文管理模塊相對傳統(tǒng)公文處理而言，在很大程度上提高了公文處理效率和準確性，用戶操作簡便易行。公文流轉(zhuǎn)包括了公文的發(fā)文擬制、收文登記、公文辦理、公文催辦、公文跳轉(zhuǎn)、歸檔銷毀、公文查詢等。
公文流轉(zhuǎn)中，用戶可以預(yù)先定義公文的處理流程及相應(yīng)的處理權(quán)限，在擬制、登記及公文流轉(zhuǎn)過程中具有相應(yīng)權(quán)限的人員可以進行公文在線編輯，可以進行跳簽、插簽、退簽、撤銷等處理。
9、辦公事務(wù)審批登記
可以根據(jù)公司體系文件及管理制度的要求，通過系統(tǒng)提交對相關(guān)辦公事務(wù)的申請、審批及登記處理。
10、文檔資料管理
文檔管理是對公司的各類電子文檔進行相應(yīng)的管理，使員工能夠及時方便地查詢到自己所需要的相關(guān)信息。
在文檔管理中，可對文檔進行分類，對各個文檔類別指定相應(yīng)的發(fā)布權(quán)限和查詢權(quán)限。
11、個人桌面
個人桌面是為提高員工的日常工作效率提供的個性化服務(wù)功能。員工可以及時了解需要辦理的各項事務(wù)，進行自己的工作日程安排，管理個人名片夾，收發(fā)電子郵件，修改個人的登錄口令。
總之，OA辦公系統(tǒng)就使公司內(nèi)部人員方便快捷地共享信息，高效地協(xié)同工作；改變過去復(fù)雜、低效的手工辦公方式，實現(xiàn)迅速、全方位的信息采集、信息處理，是專業(yè)的電腦公司管理系統(tǒng)，為電腦公司的管理和決策提供科學(xué)的依據(jù)。
選購指南：本公司主要為山東地區(qū)供應(yīng)各品種型的開發(fā)，濟南桌面濟南系統(tǒng)開發(fā)，濟南網(wǎng)頁濟南系統(tǒng)開發(fā)，濟南APP濟南系統(tǒng)開發(fā)，濟南WinCE嵌入式濟南系統(tǒng)開發(fā)，具體包含如：濟南OA開發(fā)、濟南ERP開發(fā)、濟南財務(wù)濟南系統(tǒng)開發(fā)、濟南HR濟南系統(tǒng)開發(fā)，可以滿足各種大中小型各類企業(yè)的管理需要。
