ERP系統(tǒng)的KPI應(yīng)用現(xiàn)況
“重建設(shè)、輕評估”是很多實(shí)施ERP系統(tǒng)應(yīng)用企業(yè)遇到的問題，如今的企業(yè)管理人員已開始關(guān)注科學(xué)有效評估ERP應(yīng)用效益的標(biāo)準(zhǔn)，但怎樣判斷ERP系統(tǒng)成敗是一個挑戰(zhàn)性的課題，不同人員、不同視角的結(jié)果迥然。
ERP咨詢顧問會說：“顧問順利撤離項(xiàng)目、項(xiàng)目全額收款、客戶滿意度較高……”
企業(yè)IT人員會說：“系統(tǒng)終于上線了、項(xiàng)目沒有延期、業(yè)務(wù)部門投訴較少……”
企業(yè)管理人員會說：“公司導(dǎo)入了國際先進(jìn)的ERP理念、系統(tǒng)已在業(yè)務(wù)部門順利使用、項(xiàng)目按預(yù)算執(zhí)行……”
這樣對ERP系統(tǒng)的定性評價，在項(xiàng)目上、在客戶方、在咨詢業(yè)已聽過很多次了，但評述中包括了一些“假、大、空”的成分，真正客觀、公正的分析ERP利弊定量指標(biāo)不多。
ERP咨詢顧問在實(shí)施ERP項(xiàng)目時，經(jīng)常會說服客戶實(shí)行管理的數(shù)據(jù)化，但真正對于ERP項(xiàng)目、ERP系統(tǒng)評價的數(shù)據(jù)卻不多;企業(yè)方的項(xiàng)目總結(jié)、項(xiàng)目驗(yàn)收時，也苦于沒有關(guān)鍵指標(biāo)來衡量，只能以文檔簽字、業(yè)務(wù)人員訪談等方式來確認(rèn)。企業(yè)方、咨詢方為什么沒有用數(shù)據(jù)來說話?為什么沒有把一些ERP的關(guān)鍵信息進(jìn)行分析、追溯?難道國人中庸的管理模式，只能以定性的表述來衡量一個科學(xué)規(guī)范的ERP項(xiàng)目得失。
從各行業(yè)的ERP項(xiàng)目歷程來看，很多顧問、企業(yè)方也曾尋求過一些指標(biāo)，但是從那些方面取數(shù)據(jù)，怎么樣取數(shù)據(jù)，數(shù)據(jù)展示后對公司、對項(xiàng)目、對個人是否有利等因素，阻礙了數(shù)據(jù)順利、正確、客觀的收集，取而代之的則是一些不確定的、概念化的、空泛的論述，對ERP的成敗評判一直是“云遮霧罩 ”不露真容。
ERP評價體系的建立
筆者在一些ERP項(xiàng)目上也曾見過指標(biāo)類的數(shù)據(jù)，例收集了多少條ITEM、定義了多少供應(yīng)商、增加了多少用戶、培訓(xùn)了多少人次、開發(fā)了多少報(bào)表等簡單的數(shù)據(jù)羅列，但從企業(yè)ERP項(xiàng)目的實(shí)施目標(biāo)和ERP系統(tǒng)的功能來看，ERP項(xiàng)目所涵蓋的內(nèi)容絕對不止這些簡要的數(shù)據(jù)，也不能用上述的數(shù)據(jù)來簡單分析，企業(yè)方、顧問方通常將面對著怎么建立ERP評價體系的困惑。
1.指標(biāo)建立原則
對于ERP評價體系業(yè)界已建立了相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，例《Oliver Wight ABCD檢測表》、《中國企業(yè)信息化指標(biāo)體系》、《制造業(yè)信息化工程 2003年度應(yīng)用軟件產(chǎn)品測評規(guī)范》等，這些標(biāo)準(zhǔn)在ERP項(xiàng)目的管理原則、業(yè)務(wù)流程等方面關(guān)注較多，與行業(yè)的特點(diǎn)、企業(yè)的特性、ERP項(xiàng)目的階段性目標(biāo)等因素結(jié)合較少，下面將從三個方面來剖析建立切實(shí)可行ERP系統(tǒng)的KPI指標(biāo)體系的原則。
ERP系統(tǒng)的KPI指標(biāo)建立與管理
從管理的求真務(wù)實(shí)原則來看，真正適合企業(yè)的管理模式、業(yè)務(wù)特點(diǎn)、企業(yè)目標(biāo)的KPI指標(biāo)才是最合理的指標(biāo)，所以在KPI指標(biāo)建立時要求精、要切合本企業(yè)現(xiàn)況，例如庫存壓力較大的企業(yè)，關(guān)鍵指標(biāo)應(yīng)是庫存資金占用率、在庫資金占用降低率，計(jì)算的公式如下。
從管理的時效性原則來看，須在ERP應(yīng)用時間軸上設(shè)定不同時期的KPI指標(biāo)，對各類指標(biāo)設(shè)置不同的數(shù)據(jù)源和不同的分析方法，實(shí)現(xiàn)ERP 系統(tǒng)實(shí)時、同期、趨勢等指標(biāo)信息的管控。例如ERP系統(tǒng)上線階段，主要是關(guān)注數(shù)據(jù)及時、準(zhǔn)確性;ERP系統(tǒng)應(yīng)用半年后，可以進(jìn)行同期、趨勢等信息的分析;ERP系統(tǒng)應(yīng)用兩三年之后，可以進(jìn)行數(shù)據(jù)挖掘，把一些隱性的效益、問題收集歸類。
從管理的層次性原則來看，需對企業(yè)管理的關(guān)鍵點(diǎn)、核心流程的針對性指標(biāo)的建立，例計(jì)劃管理體系、財(cái)務(wù)管理體系、質(zhì)量管理體系等的不同管理層面，基層業(yè)務(wù)管理人員、中層管理人員、高層管理人員的不同管理層次，集團(tuán)化、多工廠、多部門的不同管理渠道，通過縱橫交錯的KPI體系建立，從多視角、多節(jié)點(diǎn)的進(jìn)行比較分析，確保各項(xiàng)指標(biāo)的科學(xué)合理性。
在指標(biāo)建立需考慮因素很多，為保證ERP系統(tǒng)的KPI指標(biāo)建立后的可行性，經(jīng)對KPI項(xiàng)目成功案例比較分析后，從ERP系統(tǒng)角度和從戰(zhàn)略實(shí)施層面的指標(biāo)建立原則是：總體規(guī)劃、分步實(shí)施，建立時從基礎(chǔ)或某些核心點(diǎn)開始逐步展開，執(zhí)行時要一個指標(biāo)、一類指標(biāo)分步驟、分階段的實(shí)施。
2.指標(biāo)體系建立過程
在企業(yè)中談到ERP系統(tǒng)的KPI體系建立的問題時，很多企業(yè)管理人員的第一反映就是“IT部門的事”，這個思維慣性是ERP系統(tǒng)KPI體系建立過程的最大阻力。
企業(yè)的KPI體系建立很多是以管理咨詢項(xiàng)目來推進(jìn)，當(dāng)KPI指標(biāo)與ERP系統(tǒng)集成時，KPI體系建立的最佳組織模式：業(yè)務(wù)部門+ERP 咨詢顧問+IT部門，以矩陣式的項(xiàng)目組織形式，從業(yè)務(wù)管理流程控制著手，以IT系統(tǒng)平臺搭建和信息系統(tǒng)分析來實(shí)現(xiàn)，將企業(yè)管理與ERP系統(tǒng)無縫集成。
KPI項(xiàng)目組織團(tuán)隊(duì)確認(rèn)后，在遵循指標(biāo)的建立原則下，根據(jù)企業(yè)管理目標(biāo)和管理需求，需制定合理的項(xiàng)目推進(jìn)計(jì)劃，KPI體系建立過程一般分為三個階段：建立、執(zhí)行、修訂。
•在項(xiàng)目實(shí)施前，設(shè)定幾個關(guān)鍵性指標(biāo)，用來確認(rèn)項(xiàng)目實(shí)施目標(biāo)和范圍，并驗(yàn)證項(xiàng)目的關(guān)鍵實(shí)施成效;
•在項(xiàng)目實(shí)施過程中，根據(jù)系統(tǒng)與解決方案來設(shè)計(jì)關(guān)鍵指標(biāo)，驗(yàn)證方案的可行性、系統(tǒng)的完整性、項(xiàng)目實(shí)施質(zhì)量;
•在項(xiàng)目結(jié)束后，設(shè)計(jì)長期應(yīng)用維護(hù)過程的關(guān)鍵指標(biāo)，驗(yàn)證長期、隱性的成效。
KPI指標(biāo)體系在執(zhí)行過程中，須指定專職部門或人員負(fù)責(zé)監(jiān)控動態(tài)指標(biāo)數(shù)據(jù)，負(fù)責(zé)ERP系統(tǒng)KPI指標(biāo)信息進(jìn)行檢討，以ERP系統(tǒng)為平臺、KPI指標(biāo)為標(biāo)桿，通過KPI指標(biāo)數(shù)據(jù)分析與利用，提高業(yè)務(wù)執(zhí)行的效率與規(guī)范性，并推進(jìn)ERP系統(tǒng)應(yīng)用的深度與廣度。
在企業(yè)的KPI指標(biāo)應(yīng)用過程中，需注意驗(yàn)證KPI數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、合理性、完整性，監(jiān)督KPI指標(biāo)管理部門的工作質(zhì)量與效率，并根據(jù)KPI應(yīng)用的效果，須對相關(guān)KPI指標(biāo)進(jìn)行修訂與完善，以保證指標(biāo)的合理性、可行性，確保KPI體系與企業(yè)管理和發(fā)展的目標(biāo)同步。
3.KPI指標(biāo)發(fā)布控制
KPI指標(biāo)的信息發(fā)布渠道是否通暢?發(fā)布的信息是否得到真正利用?是決定KPI體系能否成功應(yīng)用的關(guān)鍵因素之一。
在KPI指標(biāo)體系應(yīng)用過程中，首先應(yīng)建立相關(guān)的KPI信息的收集、發(fā)布等管理流程和制度，作為KPI體系成功應(yīng)用的有力制度保障，其次要保證KPI指標(biāo)信息發(fā)布的準(zhǔn)確性、完整性、及時性，通過KPI系統(tǒng)動態(tài)的反映企業(yè)運(yùn)營信息，最后對KPI信息查詢權(quán)限和信息的安全性要嚴(yán)格控制。
KPI與BI的集成
在一些企業(yè)的KPI項(xiàng)目成功實(shí)施并執(zhí)行一段時間后，KPI指標(biāo)慢慢開始失去了管理效應(yīng)，是因?yàn)镵PI指標(biāo)與企業(yè)不符?還是KPI指標(biāo)的生命周期太短?從KPI的設(shè)計(jì)嚴(yán)謹(jǐn)性角度來看，應(yīng)該不是上述的這些原因，KPI指標(biāo)建立時已充分討論確認(rèn)，而且已在企業(yè)成功運(yùn)用。問題的核心應(yīng)該不是指標(biāo)本身，而是指標(biāo)的信息收集、發(fā)布流程、反饋渠道等問題，KPI指標(biāo)只是一組數(shù)據(jù)的展現(xiàn)，但數(shù)據(jù)怎樣提交到管理人員?異常信息怎么及時反饋與應(yīng)對?誰來負(fù)責(zé)這些信息的管理與控制?怎樣利用KPI指標(biāo)的標(biāo)桿作用?這些關(guān)鍵問題一直是影響著KPI指標(biāo)能否長期使用。以往的“秋后算賬”事后管理方法，已無法適應(yīng)當(dāng)今的企業(yè)管理需求，現(xiàn)代企業(yè)必須實(shí)時、動態(tài)的對KPI指標(biāo)信息進(jìn)行發(fā)布與管理。
上述KPI管理需求與ERP系統(tǒng)中BI建設(shè)拓展方向不謀而合，通過ERP系統(tǒng)與KPI體系整合，將KPI信息在BI系統(tǒng)進(jìn)行管理與發(fā)布，在BI系統(tǒng)平臺通過WEB化、圖表化的展示KPI數(shù)據(jù)，并對異常、關(guān)鍵指標(biāo)進(jìn)行自動歸類與分析，實(shí)現(xiàn)對企業(yè)運(yùn)營的全程實(shí)時管理。
目前部分企業(yè)在實(shí)施BI項(xiàng)目時，怎么設(shè)計(jì)KPI指標(biāo)?展示什么樣的數(shù)據(jù)?也是BI項(xiàng)目實(shí)施成敗關(guān)鍵，從系統(tǒng)集成和管理自動化角度來看，ERP系統(tǒng)所建立的KPI指標(biāo)體系，可以借助BI的系統(tǒng)平臺進(jìn)行推廣應(yīng)用，以發(fā)揮BI系統(tǒng)的實(shí)時性、便捷性、智能性，保證KPI項(xiàng)目與BI項(xiàng)目的共贏，提高企業(yè)IT建設(shè)的投資回報(bào)率，提升企業(yè)信息化建設(shè)的完整性，實(shí)現(xiàn)管理與IT系統(tǒng)的集約化、智能化。
